Implementación de una Política de Acceso Abierto

(Texto basado en http://cyber.law.harvard.edu/hoap/Implementing_a_policy)

 

Implementación de una Política

*Esta es una sección dentro de Las buenas prácticas para las políticas de acceso abierto de las universidades

Lanzamiento de un repositorio

*La institución debe tener un repositorio institucional, o participar en un consorcio de repositorios. La mayoría de las escuelas lanzan un repositorio antes de adoptar una política para llenarlo, pero algunas lo hacen al revés.

Escritura individual

*Las instituciones que implementan el tipo de política recomendada aquí van a querer que su política prevalezca por encima de un contrato posterior de publicación inconsistente con la política. Simplemente al aprobar la política se puede llegar a esa meta. Sin embargo, para estar más seguros, práctica y legalmente, de que las licencias de la política sobreviva cualquier transferencia posterior, las instituciones de los Estados Unidos deben conseguir que los autores firmen un “instrumento escrito” afirmando la política.

*He aquí el porqué: Según la ley de derechos de autor de los Estados Unidos (17 USC 205.e) una “licencia sin exclusividad…prevalece por encima de una transferencia de propiedad de derechos de autor en conflicto si la licencia es evidenciada por un instrumento escrito firmado por el dueño de los derechos licenciados o el agente del autor debidamente autorizado”.

*Esta provisión no dice que en la ausencia de un instrumento escrito, la licencia sin exclusividad no prevalecerá por encima de un contrato posterior inconsistente con la política. Una universidad puede tomar la posición de que una licencia sin exclusividad en la política prevalecerá en cualquier caso, y probablemente nunca tendrá que probar su posición en una corte. Pero para estar a salvo, es mejor obtener por escrito la afirmación de la cesión de derechos (o licencia) como se especifica en 17 USC 205.e.

*No sabemos cómo cumplir con esta meta fuera de los Estados Unidos, agradecemos el consejo de la gente que lo sabe.

*Harvard utiliza diversos métodos para obtener la afirmación por escrito de la política. Cuando el profesorado deposita sus propios artículos, una ventana de diálogo les pide que confirmen la cesión de derechos (la licencia) en la política. Cuando alguien más (un asistente administrativo o la Oficina de Comunicación Académica) deposita artículos en su nombre, el miembro del profesorado primero debe haber firmado una sola vez un formulario de autorización de ayuda que contiene una confirmación de la cesión de derechos. De este modo, sea cual sea la ruta que tome el artículo dentro del repositorio, la institución obtiene la confirmación por escrito de la licencia.

*Este es el lenguaje que Harvard utiliza para confirmar una licencia: “[Si] Soy miembro del Profesorado o de una Facultad de Harvard que ha adoptado la política de acceso abierto, que puede encontrarse en http://osc.hul.harvard.edu/, esto confirma que mi otorgamiento a Harvard de una licencia sin exclusividad con respecto a mis artículos académicos como se establece en esa política”.

*Por último, el escrito individualizado documenta el consentimiento del profesorado contratado por la institución después de la adopción de la política.

Facilitar exenciones

*La institución deberá crear una red a través de la cual el profesorado puede obtener exenciones. Esto no solo moderniza el archivo, si no que da prueba al profesorado de que el proceso es automático. Harvard puede compartir un código para dicho formulario en la red.

*Algunas editoriales pueden solicitar que el profesorado obtenga una exención como condición para la publicación. Las instituciones no necesitan tratar de prevenir esto. La adaptación de estas políticas editorialistas prueba que las editoriales tienen los medios para protegerse a sí mismos, si eligen utilizarlos, y este hecho hace que sea innecesario para el profesorado proteger o “paternizar” sus editoriales favoritas (por ejemplo: sociedad de editoriales) votando en contra de una política propuesta. Por el otro lado, la institución puede querer hablar con las editoriales que tomen esta posición, para ver si lo pueden resolver con una adaptación.

Anexos del autor

*Un anexo de autor es una manera de que los autores conserven los derechos que un contrato editorial estándar, de otro modo, le otorgaría a la editorial.  Por políticas de esta índole nosotros recomendamos, que los anexos del autor son necesarios para conservar los derechos, por la misma razón que las negociaciones individuales autor-editorial son innecesarias. La institución tiene los derechos necesarios pasa Acceso Abierto directamente de la cesión de derechos en la política. Por lo tanto, el profesorado no necesita obtener esos derechos de las editoriales.

*Sin embargo, los anexos de autor pueden ser deseables por otras cosas.

*Un anexo alerta al editor de que la institución del autor posee algunos derechos no exclusivos. Esto puede prevenir malos entendidos entre las partes.

*Un anexo va más allá proponiendo modificar el contrato para hacerlo consistente con la política de Acceso Abierto de la institución. La editorial puede aceptar o rechazar un anexo. Pero cuando es aceptado, el anexo en realidad modifica el contrato editorial. Sin esta modificación, y sin una exención, algunos autores podrían firmar contratos inconsistentes con la política.

*Consulte en la sección de escritura individual, más arriba en este documento, las razones por las que una política institucional de Acceso Abierto bien implementada tomaría prioridad por encima de un contrato posterior de publicación inconsistente con la política. Debido a que la política tiene prioridad, los autores que firman contratos de publicación inconsistentes con la política pueden ser incapaces de cumplir con esos contratos. Debido a que la política tiene prioridad y conserva los derechos clave, el riesgo no es una infracción a los derechos de autor sino el incumplimiento de un contrato. Un anexo que modifica el contrato elimina por completo el riesgo de incumplimiento.

*Tenga en cuenta que puede no haber riesgos legales que eliminar.

*  Bajo algunas teorías legales, una licencia previa ampliamente conocida podría proteger al autor de un reclamo de incumplimiento de contrato, aún en ausencia de un anexo. Esta es una razón más para promover la política de Acceso Abierto de la universidad.

*Además, algunos pero no todos los contratos no modificados ya son consistentes con el tipo de política recomendada aquí.

*También consulte la parte de trabajar con editoriales.

Depósitos Múltiples

*Si el miembro del profesorado deposita un documento en un repositorio no institucional (por ejemplo: arXiv, PubMed Central, SSRN), el repositorio institucional deberá extraer una copia.

*Para evitar la dilución de las cifras de tráfico en diversos repositorios, todos deben cumplir con las normas (evolutivas) de PIRUS y PIRUS2 para compartir el tráfico de datos.

*Si un artículo determinado está sujeto a dos políticas de Acceso Abierto (por ejemplo: de la universidad y de la fuente de financiamiento), la universidad deberá ofrecer hacer el depósito requerido por la fuente de financiamiento o deberá extraer la copia depositada con la fuente de financiamiento.

*Por ejemplo, la mayoría del profesorado de la Facultad de Medicina de Harvard están sujetos a la política NIH (Institutos Nacionales de Salud). Si depositan en el repositorio de Harvard, entonces Harvard se va a asegurar de que una copia sea depositada en PubMed Central. Si depositan en PubMed Central, entonces Harvard va a extraer una copia para el repositorio institucional.

*El autor no debería tener que depositar el mismo artículo más de una vez. Si el profesorado piensa que una política institucional debería duplicar su carga administrativa, muchos votarían en contra de eso.

Depósitos ocultos

*El profesorado debe siempre depositar versiones apropiadas de nuevos artículos académicos en el repositorio institucional. Si obtienen una exención para un artículo dado, entonces el depósito será por lo menos inicialmente “oculto” (o sin Acceso Abierto). Pero el autor aún debe depositar el manuscrito.

*Una de las razones por las que los repositorios permiten los depósitos ocultos es para apoyar el mensaje de que el profesorado siempre debe depositar su nuevo trabajo.

*Si un depósito es oculto, por lo menos los metadatos deberían estar en el Acceso Abierto.

*Otra razón para permitir los depósitos ocultos es para facilitar la indexación de búsqueda y descubrimiento para el trabajo, que por una razón u otra, no puede volverse aún Acceso Abierto.

*Si se planea que un depósito sea oculto temporalmente, por un periodo de embargo conocido, entonces los depósitos ocultos deben ser establecidos para abrir automáticamente en una fecha futura determinada por la decisión del autor o el periodo de embargo. La mayoría de los softwares de repositorio respaldan esta opción hoy en día.

*Si un autor depositó un manuscrito y obtuvo una exención, entonces la institución no tiene permiso bajo la política de volver ese manuscrito en Acceso Abierto. Por lo menos inicialmente, el depósito debe ser oculto. Sin embargo, el repositorio puede cambiar el manuscrito a acceso Abierto si puede obtener permiso por medio de otra fuente, tal como una política permanente de la editorial para permitir el Acceso Abierto después de determinado periodo de embargo. Consulte la parte de opciones de exención. Los repositorios deben convertir los depósitos ocultos en Acceso Abierto siempre que estén legalmente autorizados para hacerlo.

Para las siete razones del por qué los repositorios deben permitir los depósitos ocultos, consulte a Stuart Shieber, La importancia del depósito oculto, The Occasional Pamplet, 12 de marzo de 2011.

Versiones Depositadas

*Algunos autores van a depositar la versión publicada de un artículo en lugar de la versión final del manuscrito del autor revisado por expertos.

*Algunos van a creer erróneamente que es la versión que la política les pide depositar. Algunos simplemente van a preferirla y pedir que lo hagan en la versión de Acceso Abierto.

*A menos que la editorial consienta la distribución abierta de la versión publicada, solicite al autor la versión final del manuscrito revisado por expertos. Si el autor no puede encontrar la versión correcta o insiste en depositar la edición publicada, entonces conviértalo en un depósito oculto y ábralo si y cuando el repositorio pueda obtener permiso para convertirlo en Acceso Abierto.

Uso interno de las versiones depositadas

*Cuando la institución revisa las publicaciones del profesorado para un ascenso, antigüedad, premios, financiamiento, o aumentos, debe solo limitar su revisión de artículos de investigación a aquéllos en depósito en el repositorio institucional. O deberá utilizar el repositorio institucional como un mecanismo para enviar artículos para uso revisión por parte de comités internos.

*Versiones de esta política han sido adoptadas en la Université de Liège, Edinburgh Napier University, el Departamento de Lenguas Romance de la Universidad de Oregon, La Universidad Católica de Louvain, la Biblioteca Nacional de Ciencia de China, la Academia China de las Ciencias, Centro Internacional de Agricultura Tropical de la India, Instituto Canadiense de Investigación en la Construcción, la Universidad de Salford, y la Universidad de Luxemburgo. Este tipo de política está bajo consideración en la Université d’Angers.

*Este tipo de política ha sido recomendado en muchos informes importantes y análisis de las mejores prácticas para las políticas universitarias (mencionadas aquí):

*La Declaración de Alhambra de Acceso Abierto de mayo de 2010, recomendaba que las universidades deberían “considerar [] el material depositado en el repositorio para procesos de evaluación y evaluación de investigaciones”.

*La declaración del décimo aniversario el 12 de septiembre de 2012 de la Iniciativa de Acceso Abierto de Budapest recomendaba (1.6) que “Las universidades con repositorios institucionales podrían requerir depositar en el repositorio todos los artículos de investigación para ser considerados para un ascenso, antigüedad, u otras formas de evaluación y revisión internas… [Esta política no debe] ser construida para limitar la revisión de otros tipos de evidencia, o para cambiar los estándares de revisión”.

*Un informe de septiembre de 2013 del Comité Selecto de Negocios, Innovación y Habilidades de la Cámara de los Comunes del Reino Unido acordó (párrafo 26) que “es más probable que los autores archiven sus documentos de investigación en repositorios institucionales si se les solicita hacer eso como condición de cumplimiento de financiamiento y si el depósito está vinculado a la evaluación de desempeño institucional, solicitudes de subvención de investigación y evaluación de la investigación”.

*Un informe de noviembre de 2013 de la Red de Acceso Abierto del Mediterráneo (MedOANet) concluye que (p.12) un “requisito de Acceso Abierto debe estar vinculado al progreso profesional y la evaluación.

*Cuando son debidamente escritas e implementadas, estas políticas no van cambiar los tipos de evidencia que los comités están dispuestos a considerar, y no van a cambiar los estándares que utilizan para conceder un ascenso, antigüedad, o financiamiento.

*Las instituciones que no están listas para cambiar sus procesos para ascensos y antigüedad podrían cambiar la forma mediante la cual el profesorado aplica para un ascenso y antigüedad y enlistar sus publicaciones. En la nueva forma podrían simplemente añadirse los campos para las URL de las ediciones de Acceso Abierto de los artículos de investigación de los miembros del profesorado.

*Otro enfoque, tomado por la Facultad de Ingeniería y Ciencias Aplicadas de Harvard (SEAS) en octubre de 2014, es recomendar que los candidatos que siguen para un ascenso y antigüedad se preparen para su revisión depositando sus artículos académicos en el repositorio institucional.

*Se ha recomendado una política análoga para las políticas nacionales de investigación-evaluación:

*En un artículo de abril de 2003, Stevan Harnard sostenía que las agencias de financiamiento del Reino Unido “deberían ordenar que con el fin de ser elegible para una Evaluación de Investigación y financiamiento, todo el personal activo en investigación en las universidades del Reino Unido debe mantener (I) un currículum vitae en línea actualizado del RAE (Ejercicio de la Evaluación de la Investigación), incluyendo todos los indicadores de desempeño designados de RAE, destacar entre ellos siendo (II) el texto completo de cada documento de investigación evaluado por expertos, auto-archivados públicamente en el Archivo E-print en línea de la universidad y ligado al CV para la recolección en línea, el análisis y la evaluación cienciométrica”.

*Un informe de febrero de 2013 del Consejo de Financiamiento para la Educación Superior de Inglaterra (Higher Education Funding Council for England – HEFCE) recomendó (Seccines 11 y 12) que los trabajos depositados en un repositorio de Acceso Abierto inmediatamente después de su publicación no deberían ser elegibles para el nuevo Marco de Excelencia de Investigación (Research Excellence Framework- REF), el programa nacional del Reino Unido de investigación-evaluación. HEFCE adoptó esta política en marzo de 2014.

 

Asociar Artículos con sus versiones definitivas

*El manuscrito del autor depositado en el repositorio generalmente no es idéntico a la versión definitiva publicada y debe aclararse su procedencia. Esto puede y debe hacerse en por lo menos dos maneras.

*Primero, cada manuscrito depositado debe incluir la cita completa de la edición publicada. Esto puede hacerse en un campo de metadatos de cita de texto libre utilizando un estilo de cita adecuado, o la información equivalente puede colocarse en un conjunto de campos de metadatos proporcionando la fecha, el nombre de la revista, volumen, número, páginas, etc.

*Segundo, cuando el artículo publicado está en línea, el repositorio debe enlazarlo a él. Esto puede realizarse en más de una forma. Por ejemplo, el repositorio de Harvard enlaza a versiones definitivas…

1. en páginas de búsqueda asociadas con cada resultado de búsqueda,
2. en páginas metadatos de ítem, y
3. en una portada del artículo añadida al frente del PDF depositado.

Indexación del repositorio

*El repositorio debería ser configurado para soportar el rastreo por medio de buscadores.

*Consulte, por ejemplo, las recomendaciones de JISC InfoNet y los lineamientos de Google Webmaster.*Los administradores del repositorio deben revisar para ver si los contenidos son descubribles a través de los buscadores más importantes, y dar seguimiento a las fallas de indexación.

*Esto no es solo un detalle técnico. El profesorado de votó por una política de Acceso Abierto quiere saber que los trabajos resultantes serán descubribles a través de buscadores ordinarios. Si el profesorado cree que depositar en un repositorio solo beneficia al usuario escaso que hace una visita especial al repositorio y corre una búsqueda local, entonces muchos votarían en contra de la política o no se molestarían en depositar su trabajo.

Retiros del repositorio

*Si una editorial envía una petición razonable para tumbar información del repositorio, el repositorio siempre debe cumplir.

*Si el autor desea retirar un artículo que ya ha sido depositado (por ejemplo: porque está equivocado, es embarazoso, reemplazado por una nueva versión, etc.), entonces el repositorio debe retirar el artículo. El autor siempre puede obtener una exención y entonces la universidad no tendrá más los derechos para distribuirlo según la política. Esa es una razón por la que los repositorios deben seguir los deseos del autor en cuanto a distribución. Otra es que los repositorios dependen de la cooperación y la buena voluntad del profesorado. En cualquiera de los casos, la experiencia sugiere que los autores en raras ocasiones solicitan retirar sus propios artículos.

 

Contenido más allá de la política

*La institución debe darle la bienvenida al depósito de contenido de tipo académico por encima y más allá de los tipos cubiertos por la política. Por ejemplo, si la política se enfoca en artículos académicos, el repositorio debe recibir depósitos de otros géneros también, tales como tesis de maestría y tesis doctorales, libros o capítulos de libros, conjuntos de datos, y trabajos digitalizados de otros medios. Si la política cubre artículos publicados después de determinada fecha, debe recibir los depósitos de los artículos publicados antes de esa fecha.

*Incluso si la política solo cubre el trabajo del profesorado, el repositorio debe recibir depósitos de académicos en la institución que no son miembros del profesorado, tales como estudiantes, colegas investigadores, postdoctorados, personal, y administradores.

*Incluso si la política solo le da a la institución permiso para hacer determinados tipos de contenido Acceso Abierto, el repositorio podría aceptar depósitos ocultos donde no tiene permiso para Acceso Abierto. En esos casos podría por lo menos proporcionar Acceso Abierto a los metadatos.

Tratados con editoriales

*Algunas editoriales pueden coincidir con la política si la universidad deja claro que la política será implementada en determinadas maneras. Al proporcionar tales aclaraciones puede ser completamente razonable, dado que el lenguaje de la política por sí mismo posiblemente no puede cubrir todos los aspectos de su implementación. Por ejemplo, las editoriales pueden querer estar seguras de que para los manuscritos publicados en sus revistas la entrada del repositorio va a incluir una cita completa y va a enlazar la edición publicada, o que la universidad no va a distribuir la versión de la editorial del artículo, o que la licencia no será utilizada para vender artículos. Si la institución está conforme con estas aclaraciones (quizá porque describen las prácticas con las que la universidad ya está comprometida), puede hacer esto explícito a cambio de una declaración explícita de la cooperación de la editorial con la política, por ejemplo, no requiriendo exenciones o anexos para los acuerdos de publicación. Estos acuerdos pueden contener cualquier cláusula consistente con la política y conveniente para las dos partes. (Harvard llama a estos acuerdos “tratados”).

*Hacemos una amplia recomendación en contra de los tratados que requieren que las universidades respeten un periodo dado de embargo para todos los artículos de determinada revista o editorial. Dicho tratado esencialmente proporciona a la revista o editorial una cláusula de exclusión voluntaria de una disposición importante de la política de Acceso Abierto de la universidad, y viola el interés expreso del profesorado en la adopción de una política para cambiar el estándar por Acceso Abierto inmediato.

*Sin embargo, cuando los autores prefieren que las editoriales busquen un embargo, y lo buscan caso por caso en lugar de para todos los artículos de cierta revista o editorial, la política puede ajustarlos. Consulte el acceso de opciones de embargo.

*Este es un ejemplo del lenguaje de un tratado utilizado en Harvard.

Aprender el denominador

*Una institución puede decir fácilmente cuántos artículos están en depósito en su repositorio. Pero no puede decir con facilidad cuántos artículos deben estar depositados. Si quiere calcular la tasa de depósito (el número depositado dividido entre el número que debe ser depositado), entonces esto debe determinar el denominador. Esta es una pieza crítica de información en cuanto a medir la efectividad de la política y su implementación.

*Algunas instituciones piden al profesorado que envíe una lista anual de sus publicaciones. Si es así, la información debe ser compartida con los administradores del repositorio. La lista bruta de publicaciones es menos útil que una separada por categorías, tales como libros, artículos de revista, y así sucesivamente. Si la política solo cubre artículos de revista (por ejemplo), entonces el denominador relevante es el número de artículos de revista.

Trabajar con editoriales

*Consulte la sección de anexos del autor. Un anexo del autor bien escrito puede explicar a las editoriales qué derechos ya ha concedido el autor a la institución. Por consiguiente esto puede prevenir que los autores firmen contratos de publicación que no pueden cumplir y prevenir malos entendidos en todas las partes. Sin embargo hay otras maneras de lograr algunas de las mimas metas.

*Las editoriales que generalmente necesitan la transferencia de derechos exclusivos, pero que no demandan exenciones a los autores en su institución, pueden modificar sus contratos de publicidad para facilitar la cooperación con la institución. Por ejemplo, puede ayudar a ambas partes si las editoriales incluyen una oración como esta del anexo del Science Commons: “Donde proceda, la Editorial acuerda que la asignación de los derechos de autor al Autor o la concesión de derechos exclusivos del Autor en el Acuerdo de Publicación están sujetos a la previa concesión del Autor de una licencia de derechos de autor no exclusivos a la institución que emplea al Autor y/o a una entidad de financiamiento que soporte financieramente la investigación reflejada en el artículo como parte de un acuerdo entre el Autor o la institución que emplea al Autor y dicha entidad de financiamiento, tal como un organismo del gobierno de los Estados Unidos”.

*Dicha cláusula va a hacer que el anexo sea innecesario para los autores y las editoriales, y no le cuesta nada a la editorial.

 

Rastreo del uso de historias

*Las bibliotecas del Massachusetts Institute of Technology (MIT) son pioneras en una técnica de rastreo de historias sobre cómo los usuarios están utilizando los artículos del repositorio. Harvard y quizá otras han copiado la técnica también. La técnica es agregar una página extra al frente de la copia del repositorio de un artículo. (Algunos repositorios ya agregaron dicha página para proporcionar información de citas y licencias). La nueva página solicita información opcional acerca de los usuarios, por qué necesitan el artículo o cómo planean usarlo, y cualquier idea que quieran compartir acerca de cómo les ayuda el acceso abierto. La página se enlaza a un formulario en línea para los usuarios que deseen llenarlo. El lenguaje MIT es:

*El Profesorado de MIT ha permitido que este artículo esté abiertamente disponible. Por favor comparta con nosotros cómo este tipo de acceso lo beneficia a usted. Su historia nos importa.

*Las historias pueden ser compiladas y compartidas. Por ejemplo, consulte historias de MIT y Harvard.

*O vea el video de fragmentos de testimonios que algunos usuarios enviaron al repositorio de Harvard. (Este video fue creado para la Semana de Acceso Abierto de 2014).

 

Traducción: Erika Gómez Elizondo

 

 

 

 

---